Características clave de un sistema de gestión de documentos ISO online

Los sistemas de gestión de documentos ISO como nos comentan desde programesdegestio.cat, pues puede ser de gran ayuda en las organizaciones que buscan poder implementar proyectos basados en las normas ISO. Hay que reconocer que la gestión de un proyecto ISO tiene complejidad y hay que crear, revisar, aprobar, clasificar y publicar muchos documentos.

Sin que se tena un sistema para gestionar los documentos ISO online, es complicado el que se pueda cumplir con las fechan que se programen para las diferentes tareas, así como poder ir entregando información con calidad y que sea segura a los gestores de los proyectos.

El sistema de gestión de documentos tiene que contar con una serie de características para que se asegura que la documentación se gestiona de manera correcta y que la información es segura y de lo más transparente.

Características fundamentales de un sistema de gestión de documentos ISO online

El tener una solución online donde haya un gestor de documentos eficiente es una enorme ventaja para las organizaciones que comienzan a implementar sistemas para la gestión que se basen en las normas ISO.

Vamos a ver las características que tiene que tener:

Sencillez al acceder a los documentos

Los tiempos son un recurso de gran valor al gestionar proyectos ISO. El que se pierda mucho tiempo en la búsqueda del archivo n es una buena idea. El tener un acceso sencillo a la documentación es una característica importante que tiene que tener todo sistema de gestión de documentos ISO en línea.

Confidencialidad informativa

Multitud de documentos que se van a producir en la implementación del proyecto ISO precisan de la debida confidencialidad. Una buena solución de gestión documental en línea para el establecimiento controles y asignación de niveles de autoridad para consultar una serie de documentos, sin que suponga ello la generación de conflictos entre los distintos usuarios.

Control de versiones

Un documento puede llegar a contar con más de veinte versiones para que se apruebe. Además es uno de los problemas más importantes que deben afrontar por los gerentes de proyectos a la hora de implementa de un sistema que se base en las normas ISO.

Cuando no se tiene el sistema de control más adecuado, la gestión de los documentos puede terminar siendo un cuello de botella para que el proyecto pueda avanzar.

Las herramientas para la gestión de los documentos lo que hacen posible es afrontar de manera exitosa todos los desafíos que va a implicar la gestión de los documentos en los proyectos en los que se implementa ISO, de manera especial en cuanto a:

Acceso rápido a todos los documentos

En algunos de estos programas se puede situar un documento en el proyecto a en la carpeta a la que pueda pertenecer.

Los usuarios en este caso no debe hacer mucho esfuerzo para tener acceso a cada uno de ellos, siendo posible tener acceso a la totalidad de documentos desde cualquier sitio, en toda clase de dispositivo móvil, tablets

Privacidad de los documentos

Otros sistemas hacen posible la generación de documentos de contenido confidencial solo para los miembros del equipo que tienen las credenciales que sean apropiadas. Además, se puede hacer el control a los permisos para acceder los usuarios a información de carácter confidencial.

No hay que decir no, a la tecnología más cuando nos puede proporcionar unas herramientas como estás que ayudan en el día a día. No se puede decir que nos solucionen todo el trabajo, pero sí que lo hacen bastante más liviano, lo que siempre es de gradecer.

Por todo ello, creemos que lo mejor es optar, sin duda alguna, por utilizar este tipo de sistemas. Está claro que el mercado cada vez tiene más competencia en este sentido, pero solo hay que buscar los tres que nos parezcan más interesantes y decidir entre los que tengan unas mejores condiciones.

Está claro que no siempre es sencillo elegir, pero si prestamos un poco de atención y le dedicamos algo de tiempo, podemos saber más sobre la empresa, sobre su sistema y las opiniones que tienen los usuarios sobre si merece la pena confiar en ellos.

Al final no es muy complicado tener una idea más o menos clara de cada empresa. En caso de que todavía tengamos dudas, puedes llamar por teléfono a la empresa en cuestión para saber más sobre este tema, lo que sin lugar a dudas ayudará a poder contar con las mejores bases para que la elección responda realmente a lo que necesitamos.

Deseamos que todo esto os sea de gran ayuda. ¡Mucha suerte en la elección!

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