Beneficios asociados a la realización de reuniones presenciales

El trabajo en equipo es una herramienta fundamental para intentar que los objetivos que tengamos a nivel departamental o empresarial sean realidades. Una persona no puede conseguir el cumplimiento de esos objetivos por sí misma, necesita tener un equipo al lado que potencie sus virtudes. Este es uno de los secretos mejor guardados en el ámbito laboral y la verdad es que debemos tener siempre en mente que el trabajo conjunto de todas las personas es lo que va a conducir al éxito a un departamento o a una organización. Quienes lo saben, tienen una parte del camino recorrido para alcanzar sus propósitos.

Para fomentar el trabajo en equipo, está claro que hay que organizar un calendario de reuniones entre los miembros de los distintos departamentos, entre nosotros y los proveedores o entre todas aquellas personas que vayan a estar implicadas de alguna manera en la consecución de algunos de los objetivos que necesitamos cumplir. En este sentido, las cosas han cambiado mucho en los últimos tiempos porque hemos pasado de tener dos opciones para reunirnos: de manera física, que es la que hemos seguido durante toda la vida, y la online, que es la que se ha puesto de moda especialmente desde la pandemia, aunque ya existía antes.

Las reuniones son siempre un elemento que es necesario controlar y con el que hay que tener un cierto cuidado. Siempre es importante mantenerlas y de manera física, pero hay unos riesgos que están asociados a ella. Vamos a ver cuáles son los beneficios que están directamente relacionados con la organización de reuniones presenciales.

Se establecen relaciones de confianza entre las personas y las organizaciones 

Cuando estamos debatiendo un asunto y organizando una campaña o ámbito de actuación entre diversas personas, empezamos a conocernos y adquirimos mecánicas de trabajo conjunto que van a hacer posible que tengamos muchas más opciones de cumplir con los propósitos que tenemos en mente. Conocerse en persona es algo que siempre resulta beneficioso en este sentido y que nos va a servir para reforzar relaciones entre las personas que forman parte de una misma empresa o entre gente que pertenece a empresas diferentes pero que trabajan en consonancia para conseguir algo.

Podemos obtener más información de la persona que tenemos delante 

Cuando nos encontramos físicamente delante de una persona, tenemos muchas más opciones de conseguir más información sobre ella. Podemos ver si se encuentra nerviosa merced a sus movimientos, podemos tener sospechas o despejar nuestras dudas con respecto a pequeños detalles relativos al lugar al que mira, a la seguridad con la que habla… Pero claro, debéis tener claro que vosotros y vosotras también vais a ofrecer más información sobre vuestras propias actuaciones. Por tanto, tenemos que obligarnos a trabajar más en este sentido, cuidado del lenguaje verbal y también del no verbal, que es igualmente importante o todavía más que el verbal.

Según apuntaba una noticia publicada en la página web de El Confidencial, solo un 22’3% de la población, 4’4 millones de personas, puede teletrabajar. Teniendo en consideración este dato, podréis comprender que hay mucha gente que todavía sigue reuniéndose físicamente y se aprovecha de las ventajas que eso tiene. Y me parece que es realmente beneficioso para la sociedad que así sea. El mundo online seguramente tiene muchas ventajas con respecto al analógico, pero hay otras cosas en las que no se puede comparar y en las que no le llega ni a la suela del zapato, entre las que se encuentra la que hace referencia a este mismo apartado. Las virtudes de uno y otro hay que mantenerlas a toda costa y la posibilidad de que la gente se siga reuniendo de manera presencial es una de ellas.

Evitamos las distracciones 

Una de las grandes claves para apostar por las reuniones físicas es el hecho de que se pueden evitar de una manera más eficaz las distracciones. Uno de los males de los que se ha adolecido en las empresas de nuestro país es que las reuniones muchas veces han sido ineficientes y no han resuelto los problemas o las necesidades que tenía la empresa antes de su celebración. Eso se puede dar por muchas razones, pero lo que es evidente es que debemos tener claro cuáles son los temas que vamos a tratar y evitar a toda costa de divagaciones que puedan hacer que el encuentro sea mucho más largo de lo que hemos pensado y más aburrido.

En una información publicada en la página web del diario La Razón, se hace referencia a un estudio que desvela cuánto deberían durar las reuniones de trabajo: dos horas. Creemos que una reunión que se celebra de manera presencial presenta mayores posibilidades de conseguir ajustarse a ese tiempo porque la comunicación es mucho más fluida que si el mismo encuentro se celebrara online y porque no dependemos del funcionamiento de la tecnología, que ya sabéis que puede deparar numerosos problemas a la hora de estar en contacto con la persona con la que nos reunimos.

Incluso las empresas que suelen trabajar por completo de una manera remota necesitan espacios físicos para organizar reuniones que sean eficaces y en las que se procure evitar cualquier distracción. No lo decimos nosotros, lo dicen desde Mitre Workspace, cuyos profesionales se dedican al alquiler de salas de reuniones u oficinas privadas que están completamente equipadas y preparadas para albergar reuniones de hasta seis personas. Entidades de todo tipo pasan por sus instalaciones porque son conscientes de que los avances que proporcionan las reuniones físicas no tienen nada que ver con los que podrían aportar las virtuales.

Ganamos tiempo

 La realización de una reunión física permite ganar tiempo porque es más concreta y el entendimiento es mucho mejor entre las personas que intervienen. Y, cuando existe este entendimiento y no hay interrupciones de ningún tipo, es mucho más fácil que exista una comunicación fluida, directa, en la que nos miremos a los ojos y en la que haya menos reparos a poner las cosas sobre la mesa.

Muchas personas suelen decir que, a través de un medio digital, es mucho más fácil organizar una reunión por el hecho de que es fácil compartir documentos y demás archivos, pero lo cierto es que hay muchas maneras de compartir archivos en una reunión física, a la que se puede llevar ordenadores y en la que también existen posibilidades de compartir archivos a través de la nube y que se vean en un proyector para que todo el mundo tenga la posibilidad de ver directamente lo que queremos compartir.

Lo que está claro es que no podemos descartar así como así el hecho de tener una reunión física. Nos hemos malacostumbrado a tener reuniones online incluso cuando nos encontramos dentro del mismo espacio físico, en las mismas instalaciones aunque en distintas oficinas, y la verdad es que no podemos continuar así. El contacto físico es importante en todos los sentidos y la verdad es que, si decidimos prescindir de él, vamos a construir equipos que van a ser más impersonales y en los que el factor humano va a verse mermado de una manera más que tremenda.

Ya sabéis que vivimos de las personas, cualquier empresa lo hace. Los clientes, ya sean de ventas al por mayor o al por menor, son personas y son las personas las que necesitan los productos o servicios que nos encargamos de vender. Si no cuidamos el factor humano, terminaremos perdiendo ese contacto con la gente que es tan necesario en los negocios y que muchas veces dirime si una estrategia tiene éxito o no. El dinero no se puede generar online ni por inteligencia artificial. Depende de la gente. Y tener ese don de gentes es lo que nos va a permitir acercar el éxito a nuestra organización.

Siempre es interesante que los equipos trabajen en un espacio común, que se conozcan, que sepan cuáles son los puntos fuertes y las debilidades que cada cual. Así es como se construye un equipo. Y la verdad es que necesitamos disponer de equipos para diseñar las estrategias que más y mejor nos puedan ayudar a tener éxito desde el punto de vista empresarial. Nunca vamos a tener éxito si no trabajamos en equipo y necesitamos la colaboración de cada miembro, la implicación de cada persona. Si esos miembros o personas solo se conocen a través de una pantalla, mal vamos.

Las nuevas tecnologías están muy bien y nos abren muchas posibilidades, no cabe la menor duda. Pero hay que usarlas de una manera responsable y no abusar de las mismas, porque pueden cambiar por completo todo lo que tiene que ver con la naturaleza del trabajo y afectar a las relaciones que existen entre las personas que componen los distintos equipos. En nuestro caso, la recomendación está clara: siempre que haya que reunirse, es mejor que sea de manera física y dejar los Teams de lado. Una reunión a la cara solventará mejor las dudas y dejará más clara la estrategia a seguir.

 

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